Dünya çapındaki işletme sahipleri, süreçlerini modern iş yerlerinin ihtiyaçlarına daha iyi uyum sağlayacak biçimde şekillendirmektedir. En çok tercih edilen pratiklerin başında ise kağıtsız bir ofise geçmek gelmektedir.
Ne var ki, bu sadece fiziksel kayıtları bir kenara kaldırmaktan ibaret değildir. Günlük operasyonlarda verimliliği artırmak, güvenliği kuvvetlendirmek ve işletmeleri daha sürdürülebilir hale getirmek için elektronik fatura uygulamaları, belge yönetim sistemleri ve PDF platformları gibi dijital bir yazılıma da geçmeyi gerektirir.
Örneğin, PDF Guru gibi bir PDF düzenleyici sayesinde kağıt belgelerinizi OCR taramasıyla dijital ortama geçirmek dışında onları daha iyi arşivlemenizi veya paylaşmanızı sağlayacak değişiklikler de yapabilirsiniz.
Bu yazıda kağıt tasarrufunun avantajlarının yanı sıra “kağıt israfı nasıl önlenir?” sorusuna cevapları ve çözüm önerilerini bulabilirsiniz. Önce kağıtsız ofis için kullanılan yaygın teknolojilere göz atalım:
1. Dijital belge yönetim sistemleri
Dijital belge yönetim sistemi, belgelerin ve görsellerin elektronik versiyonlarını toplama, düzenleme, saklama, yönetme ve takip etme için kullanılan bir yazılım çözümüdür. İçerik genel olarak kağıt temelli materyallerin imajlarının yanı sıra bir dizi dijital varlıktan oluşur. Bu sistemler organizasyonlar için hayati bir araç haline gelmiştir. Büyük miktarda bilginin kullanıcılar için güvenli bir şekilde hazır olmasını sağlayan merkezi bir depo sunar.
Dijital belge yönetim sistemi kullanmanın avantajları:
•Belgelere her yerden her zaman erişilmesini sağlar.
•Belge yönlendirme, onay süreçleri ve arşivleme gibi rutin işleri otomatize eder.
•Yasal standartlarla uyum sağlarken ayrıntılı kayıtlar ve denetleme tarihçesi sunar.
•Belge bulma ve yönetim süreçlerini kolaylaştırarak verimliliği artırır.
•İş sürekliliğini ve afet müdahale çabalarını hızlandırır.
•Endeksleme ve kategorizasyon sayesinde dokümanların organizasyonunu iyileştirir.
•Özel kullanıcı izinleri oluşturmak için erişim kontrollerine olanak tanır.
•Posta, baskı ve saklama ile ilgili masrafları azaltır.
•Belgeleri şifreleme, doğrulama, erişim kontrolü ve etkinlik kayıtları ile güvence altında tutar.
•Birkaç kullanıcının aynı dosyada çalışmasına olanak tanıyarak ortak çalışmayı destekler.
2. Elektronik imza
Elektronik imza, kısaca e-imza, geleneksel elle atılmış imzanın dijital versiyonudur. ABD dahil birçok ülkede, belli kriterleri karşıladığı takdirde yazılı imzayla aynı yasal bağlayıcılığa sahiptir. Genelde dijital imza terimiyle birbirlerinin yerine kullanılır ama bu yanlıştır. Dijital imza bir tür e-imzadır ama bütün e-imzalar dijital imza değildir.
E-imza, elektronik belgeleri kağıda basma veya ıslak imzayla doğrulamaya gerek kalmadan imzalamanın hızlı ve kolay bir yolunu sunar. Aslında bu, bilgisayarların belgenin orijinalliğini kanıtlamak ve onu imzalayan kişiyi doğrulamak için kullandıkları bir süreçtir. Kağıt kalem gerektirmez ama bütün tarafların bir belgeyi onaylamasına olanak tanır.
Güvenli ve yasal olarak bağlayıcı olan e-imzalar, birçok belgede ve süreçte el yazısı imzaların yerine geçebilir. Gelişmiş e-imzalar teknoloji tarafından desteklenerek hem imzanın hem de imzalayan kişilerin gerçekliğini ve belgelerin doğruluğunu garanti eder. Onaylamayı ve anlaşmayı hızlandırarak iş akışlarında zaman kazandırır. Ayrıca çevre dostudur.
3. Bulut depolama
Bulut depolama, dijital verilerin şirket dışı konumlardaki sunucularda saklandığı bir bilgisayar veri depolama türüdür. Bu sunucular üçüncü parti hizmet sağlayıcılar tarafından tutulur, kontrol edilir ve güvende tutulur. Hizmet sağlayıcılar, sunucuların kamusal veya özel internet bağlantılarıyla her zaman erişilebilir olmasını garanti eder.
Bu teknoloji, organizasyonların verileri saklamasına, kullanmasına ve sürdürmesine olanak tanır. Böylece, kendi veri merkezlerine sahip olmaları veya onları işletmeleri gerekmez. Sermaye harcaması modelinden operasyonel harcamaya geçerler. Buna bağlı olarak veri ayak izlerini ihtiyaca bağlı olarak artırabilir ya da azaltabilirler.
Bulut depolamanın avantajları:
•Toplam maliyetin düşük olması
•Ölçeklendirilebilirlik
•Esneklik
•Güvenlik
•Sürdürülebilirlik
•Seçenek çokluğu
Kağıtsız ofisin avantajları
Bir anda kağıtsız ofise geçmek elbette mümkün değildir. Ancak, kağıt tasarrufu zaman içinde bütün çabalara kat kat değer. Ofiste kağıt israfını azaltırken şu avantajları göz önünde bulundurabilirsiniz:
•Düşük maliyetler: Baskı işin içine girdiğinde kağıt, mürekkep, toner ve yazıcı bakımı maliyetleri eklenir. Kağıtsız ofise geçerek uzun vadede tasarruf edebilirsiniz veya en azından tek bir ortak yazıcıyla bu masrafları minimuma çekebilirsiniz. Ayrıca, birçok bulut depolama çözümü de mevcuttur ve genelde uygun fiyatlıdır. Bunlar çalışanlarınızın bütün belgelere her zaman ve herhangi bir cihazdan erişmelerini kolaylaştırır.
•Güvenli erişim: Kağıtsız bir ofis, gerekli giriş bilgilerine sahip oldukları sürece çalışanlarınızın şirket dokümanlarına her zaman ve her yerden erişmesine olanak tanır. Kuvvetli bir kullanıcı adı ve şifre geleneksel bir dosya dolabından daha fazla emniyet sunabilir ve en hassas belgelerinizi güvende tutabilir.
•Daha fazla ofis alanı: Yazıcılar ve dosya dolapları kıymetli ofis alanını kaplar. Kağıt kullanımını azaltmak bu büyük parçaları ortadan kaldırarak daha önemli olan başka ihtiyaçlarınıza yer açar.
•İş akışı otomasyonu: Aradığınız belgeyi bulabilmek için dosya dolaplarını karıştırma günleri artık geride kaldı. Elektronik belge yönetimi sayesinde siz ve ekip arkadaşlarınız dosyaları sadece birkaç tıkla düzenleyebilir ve istediğiniz belgeleri birkaç saniyede bulabilirsiniz.
Kağıtsız ofisin diğer avantajları
•Kağıtsız faturalar: Kağıt kullanılmayan bir ofis demek gelen postanın da en aza indirilmesi demektir. Ekibiniz fatura yığınlarını kategorilere ayırmak ve organize etmek yerine kağıtsız faturaları yükleyebilir ve onları uygun dijital klasöre kaydedebilir. Fatura oluşturan bir işletmeyseniz bu şekilde posta masraflarınızı da azaltabilirsiniz. Dijital POS sistemi ekleyerek fişlerden bile tasarruf etmeniz mümkün.
•Zaman tasarrufu: Kağıtsız bir ofiste, çalışanların fiziksel dokümanları düzenlemeye, dizmeye veya araştırmaya zaman ayırmasına gerek kalmaz. Bunun yerine daha üretken, kazanç sağlayan görevlere odaklanacak zamanları olur. Dijital bir dosya yönetim sistemi belgeleri düzenli tutar ve belge aramayı kolaylaştırır.
•Daha hızlı bilgi transferi: Belge yönetim yazılımları tarayıcılar veya ekran görüntüsü alma uygulamaları gibi araçları kullanarak belge toplamayı ve kaydetmeyi kolaylaştırır. Bu sistemler çeşitli belge türlerini içe aktarmaya ve Microsoft Office gibi uygulamalarla entegre etmeye olanak tanır.
•Çevreye olumsuz etkilerin azaltılması: Kağıtsız bir ofis, işletmenizin karbon ayak izini azaltabilir. Her işletme bir dereceye kadar karbon salınımına yol açar. Ama kağıt kullanımını azaltmak, şirketinizin çevresel ayak izinin büyük bir etmenini kolayca ortadan kaldırmak anlamına gelir. Kağıdın üretilmesi de sera gazlarının üretilmesine ve ormanların azalmasına yol açar. Ek olarak, atık kağıtlar genelde çöplüğe gider ve orada zararlı mürekkepler ve tonerler çevreye daha fazla zarar verebilir.
Ofislerde kağıt israfını önlemek için neler yapılabilir?
Ofislerde kağıt tüketimini önlemek için birçok şey yapabilirsiniz. Kağıt israfı ile ilgili yazılar içinde de geçen 10 tanesi maddeler halinde şunlardır:
1.Çalışanlarınızla birlikte kağıtsız bir ofis politikası oluşturun.
2.Ofis içinde geri dönüşümü ve yeniden kullanımı teşvik edin.
3.Basılı kopyaları bulut tabanlı saklama alanlarıyla değiştirin.
4.Proje yönetimi, ekip içi iletişim, not alma vb. için dijital uygulamalar kullanın.
5.Toplantıları veya ziyaretleri kaydetmek için kalem kağıtla kullanmayı bırakın.
6.Fiziksel ziyaretçilerin bilgilerini güvende tutmak için ziyaretçi yönetim sistemi kullanın.
7.PDF’leriniz başta olmak üzere bütün belgelere e-imza ekleyin.
8.Kağıt tüketiminin en yoğun olduğu finans departmanınızı dijitale taşıyın.
9.Direkt e-posta kampanyaları gibi kağıtsız pazarlama imkanlarını gözden geçirin.
10.Kırtasiye ve büro malzemelerinin envanterini tutun ve atıkları azaltın.
Sonuç
Kağıt israfı ofislerin kaderi olmak zorunda değil! Kağıtsız bir ofis oluşturmak düşündüğünüz kadar karmaşık değildir. Dijital uygulamalardan mümkün olduğunca yararlanarak ve kağıt kullanma konusunda dikkatli davranarak kolayca geçiş yapmanız mümkün. Böylece hem ekipleriniz daha verimli çalışabilir hem de çevreye katkıda bulunmanın rahatlığını yaşayabilirsiniz.